La majoria de ciutats catalanes de grans dimensions programen una considerable oferta cultural que, en bona part, és responsabilitat directa dels ajuntaments. Moltes administracions generen indicadors per a una correcta avaluació de l’impacte d’aquesta activitat entre la ciutadania i per a la rendició de comptes, com a element clau de transparència i d’oportunitat per a la millora interna. Tanmateix l’allau de dades provinents de múltiples fonts representen, sovint, una tasca feixuga de processament i avaluació.
El Servei de Cultura [2] de l’Hospitalet de Llobregat amb el suport del Centre d’Estudis i Recursos Culturals (CERC) [3] de la Diputació de Barcelona ens va encarregar a Teknecultura [4] un projecte per a l’optimització analítica que faciliti l’avaluació de l’activitat cultural de la segona ciutat més poblada de Catalunya.
L’Hospitalet de Llobregat té una llarga tradició en planificació i innovació en el camp cultural. L’Ajuntament és responsable directe de 21 equipaments culturals i de nombrosos programes transversals. Tota l’activitat que genera es sintetitza en un conjunt d’indicadors clau que formen part de la memòria anual (nombre d’assistents, d’oferta, de projectes de creació, etc.).
El procés d’avaluació té l’origen en arxius de dades amb diverses fonts (programaris específics, fulls d’Excel, bases de dades Access, etc.). A més, el flux de la informació es produeix a través d’arxius intermedis o des del propi correu electrònic. Amb aquest procés les dades es registren a un nou arxiu on, d’alguna manera, se’ls hi dona coherència i s’exploten, sigui per a respondre els indicadors de la memòria anual, o per a requeriments d’altres administracions (Diputació de Barcelona, Generalitat de Catalunya, etc.).
Es tracta, doncs, d’un model analític dispers que fa impossible un tractament integral de les dades mitjançant un procés de recollida i explotació que no és ni sistemàtic ni automatitzat. Aquestes circumstàncies impliquen que cal destinar-hi temps i que el processament, tractament i flux de les dades requereixen d’altes dosis de manualitat, amb la consegüent possibilitat d’errors. A més, es tracta d’un procés laboriós pels equips que impossibilita aplicar una avaluació continuada en la presa de decisions.
Per tots aquests factors es fa necessari un canvi en el model analític.
Davant el volum d’informació i les dificultats presents en el seu processament, l’objectiu passa per sistematitzar i donar coherència als processos de recopilació, processament, explotació i visualització de dades. El resultat ha estat l’establiment d’un veritable model analític que permet un ràpida i eficient anàlisi visual de l’activitat cultural de l’Hospitalet de Llobregat, tant des d’un punt de vista global com a través del detall de cada equipament o districte.
D’aquesta manera, les dades s’integren i es centralitzen en una única estructura que es connecta a uns panells d’intel·ligència empresarial[1] (“business intelligence” en anglès) per a la seva visualització i consulta. Igualment es disposa de forma senzilla de les dades que es demanen des d’altres administracions com per exemple la dels Cercles de comparació intermunicipal de serveis culturals [5].
Aquests canvis minimitzen els esforços i possibles errors en les dades, com també proporcionen una semiautomatització del procés amb una mínima inversió tecnològica. Així mateix, la implantació es fa mitjançant la formació i capacitació de totes les àrees implicades en l’ús de les eines i també amb el màxim aprofitament de l’entorn de dades obertes [6] que l’Ajuntament de L’Hospitalet ha creat per posar a l’abast de tothom les seves dades públiques en formats reutilizables.
*L’escalabilitat és la capacitat del sistema informàtic de canviar la seva grandària o configuració per adaptar-se a les circumstàncies canviants.
El nou model analític parteix d’uns fitxers de registre que permeten una captació coherent i homogeneitzada dels camps necessaris per a l’anàlisi i avaluació. Cada àrea ha de completar i registrar un nou full d’Excel de captació a partir de les seves pròpies fonts. Es tracta d’un sistema senzill i flexible que delimita els diferents nivells de registre de les dades i que no invalida futures integracions o automatitzacions amb les fonts de dades originals. La integració significaria un procés totalment automatitzat però, ara mateix, és molt més costós tant el desenvolupament com el manteniment.
Així, totes les fonts de dades són connectades a través d’un procediment ETL[2] que permet l’alimentació d’una base de dades única de forma semiautomatizada.
L’esquema del model analític és el següent:
La base de dades o model es composa d’un conjunt de taules relacionades a través de diferents camps. Hi ha dues grans categories de taules:
Les relacions entre les diferents taules del model (fets i dimensionals) ens deixen un model de dades clàssic en forma d’estrella. El model integra tots els càlculs i mètriques que han de permetre poder respondre les principals preguntes que el Servei de Cultura de l’Hospitalet es fa al voltant de l’activitat cultural. A la vegada aquests càlculs permeten extreure les variables que es requereixen des dels Cercles de comparació intermunicipal de serveis culturals.
L’optimització analítica serà per això clau en la generació de coneixement i facilitarà l’avaluació de l’activitat cultural i la presa de decisions del Servei de Cultura de l’Ajuntament de l’Hospitalet de Llobregat.
A les organitzacions culturals, com a qualsevol altra, el més important no són les dades en elles mateixes sinó el coneixement que poden generar-ne. Aquesta coneixença aplicada a una lògica d’avaluació és el que ha de permetre que les organitzacions implantin millores contínues.
De fet, el coneixement que es pot extreure en l’actualitat a través de les dades ens ha de permetre poder prendre decisions en un marc d’avaluació continuada i, per tant, de millora i rendició de comptes. Sense oblidar que aquest tipus de projectes en el món local fomenten el desenvolupament de polítiques culturals que poden servir d’exemple per altres municipis de la demarcació de Barcelona.
Podeu consultar i descarregar-vos la memòria completa del projecte:
Centre d'Estudis i Recursos Culturals. (Coord.) (2020). 'Dades culturals. Optimització de processos analítics [7]'. Diputació de Barcelona ; Ajuntament de l’Hospitalet de Llobregat
A càrrec de: Regidoria de Cultura de l’Ajuntament de l’Hospitalet de Llobregat, Centre d’Estudis i Recursos Culturals (CERC) i Teknecultura
________________________________________________
N.E. Aquest article ha estat elaborat per Gerard Ramon de Teknecultura [8]
[1] Conjunt d'estratègies, mètodes i eines que s'apliquen a l'anàlisi i al tractament de les dades existents en una empresa amb l'objectiu de facilitar als equips directius la gestió i la creació de coneixement, la presa de decisions i la millora del rendiment de l'organització. (Termcat, 2021)
[2] En anglès extract, trasnform i load. Un procés a través del qual s’extrauen, es transformen i carreguen les dades a un model determinat.
Enllaços:
[1] https://interaccio.diba.cat/members/interaccio
[2] https://www.l-h.cat/cultura/inici.aspx?id=1
[3] https://www.diba.cat/web/cerc/default
[4] https://teknecultura.com/ca/
[5] https://www.diba.cat/cerc/cercles
[6] https://opendata.l-h.cat/
[7] https://interaccio.diba.cat/sites/interaccio.diba.cat/files/dades_culturals_hospitalet.pdf
[8] https://teknecultura.com/ca/bloc/loptimitzacio-analitica-es-clau-en-la-generacio-de-coneixement-i-facilita-lavaluacio-de-lactivitat-cultural-i-la-presa-de-decisions-en-lambit-municipal/
[9] https://interaccio.diba.cat/node/8479